こんにちは。
プロジェクトコンサルタントの内海正樹です。
リーダーシップコミュニケーションとパーソナル・コンサルティング(コーチング)、プロジェクトマネジメントなどを通じて人と会社の「ひと桁上の目標達成」をお手伝いしています。
多くの会社やビジネスパーソンは危機な状態に直面しています。
早く危機から脱出したいのです。
特に、最近ではコロナウイルス騒ぎが混乱に拍車をかけています。
会社・職場の改善活動をお手伝いしていると、職場には打つ手がないと言う閉塞感が漂っています。
・売上の減少した、品質が落ちている
・退職者の増加した
・モチベーションの低下している
などの声を頻繁に耳にします。
職場でのコミュニケーションが上手く行かず、意図を伝えることに失敗。
その結果、誤解が生まれ、上司、部下、同僚との人間関係が破綻して疲れ切ってしまう。
みんなが協力できれば良いのに。。。
多くの人がそのように感じています。
それを解決する重要な技術のひとつは、(意外かもしれませんが)交渉術や会議ファシリテーション、コーチングなどのコミュニケーション技術を学び、実践することです。
たとえば、私はリーダーシップコミュニケーションのひとつとして「協調的交渉術」のコンサルティングやセミナー、トレーニングを行っています。
～協調的交渉術は、アメリカのコロンビア大学などで研究されたコンフリクトマネジメント(紛争解決学)の成果を交渉に応用したものです。～
協調的交渉術の基本的なステップは、
・信頼関係を作り
・ゴールと情報を共有し
・納得感のあるゴールを作り、協調・協力して実行する
です。
協調的交渉術やコーチング、ファシリテーションを活用することで、会社や職場で業績がＶ字回復し、仕事の成績が急上昇する人が次々と登場しています。
●テレワークが上手く行かない
2020年の春に日本を襲ったコロナウイルス騒ぎ。
日本でのビジネスのあり方、仕事の仕方が根本から見直しを迫られています。
人の接触を避けるため、在宅勤務をはじめる会社が増えました。
そこで、テレワークが話題になっています。
２０年以上前から働き方のひとつとしてテレワークは話題のテーマでした。
コロナウイルスと言う災害・天災によって再び脚光を浴びるようになりました。
実は、テレワークの課題はIT環境整備だけではありません。
会社でのマネジメントを変えなければいけないのです。
特に多くの会社でコミュニケーション、たとえば会議(打ち合わせ)のやり方を変革しなければテレワークは失敗します。
●テレワークはなぜ失敗するのか？
IT環境が整備されてきている現在、テレワークの大きな課題は(意外かもしれませんが)会議をはじめとするコミュニケーションです。
～多くのメクタルヘルスの問題も、不完全なコミュニケーションから起きています。～
会議(打ち合わせ)をしていても、気持ちが盛り上がらない。
集中力が維持できない。
意図が伝わらない。
アイディアが出てこない。
達成感や当事者意識を持つことができない。
結果的に、チームの活力が失われてしまうのです。
●オンライン会議の悩み
私たちは、国際的に分散化した企業でどのようなコミュニケーションが効果的なのかを試行錯誤しながら研究してきました。
大企業を中心に、現地法人(現法)や分散した開発拠点との
・電話会議
・高価な専用回線/専用システムでのテレビ会議
・その後、SkypeやZoomを用いたテレワークでの会議
などコミュニケーションを支えるツールは進化しています。
しかし、多くの会社では「ちゃんとした話し合いはFaceToFaceでないと出来ない」と言う結論にたどり着いています。
それは、オンライン会議(テレビ会議)では「当事者意識を構築する場」を創り出すことが難しいからです。
(必ずしも日本人だけの個性ではありませんが)私たちは、その場に集まった人間の情熱をもとにして「頭を働かせ」「アイディアを出し」「問題解決を模索」します。
テレビ会議には、その臨場感がないのです。
本来であれば、オンライン会議に習熟するまでは「議論」を目的としたオンライン会議は避けるべきです。
「上手く行かない」「効果的ではない」と言う印象が定着してしまうと、それを覆すのが難しいのです。
本当であれば、オンライン会議をはじめたばかりの段階では「情報共有」を目的とした連絡会からはじめるのが良いでしょう。
ほとんどの連絡会は、適切な資料を配付すればほぼ目的を達成します。
～会議には、顔合わせ程度の意味しかありません。～
●オンライン会議での議論を成功させるために
では、オンライン会議でしっかりと議論したい場合はどうすれば良いでしょうか？
最初にするべきことは、
・事前に資料を参加者に配付し
・全員が目的と内容を理解し
・それからオンライン会議を開催する
ことです。
「そんなに単純なこと？」と言う声も聞こえてきそうなことですね。
本当であれば、会議室に集まる会議でも「やるべきこと」だと思います。
しかし、これがしっかりと出来ている職場は少数派です。
多くの会議では、
・会議開催の直前まで配布資料づくり
・レジュメも不完全
・参加者は何のための会議かも良く分からず、準備不足
です。
このような状態で、オンライン会議で議論をはじめては混乱するのは当然です。
まずは、会議の作法をしっかりと守ることが大切です。
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（事例）
これは、あるメーカーの技術部門をコンサルティングした際の事例です。
分散した開発拠点が存在するため、週に1度(月曜日)はマネージャーが本社に集まり会議をしていました。
しかし、
・一部のマネージャーは、月曜日は移動と会議でほぼ潰れてします
・議論が整理できず、時間切れ
・各拠点では、マネージャーから担当者への指示が適切に行われない
(マネージャーが内容を誤解していた)
などの問題が発生していました。
そこで上記の事前準備をした上で、オンライン会議に切り替えました。
(電話会議からはじめて、テレビ会議に移行しました)
その結果として、マネージャーのストレスや作業時間も短くなり、製品開発をする上での誤解がなくなり、納期遵守に大きく貢献することができました。
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コミュニケーションの形を変えることで、(会社内外の)人間関係を作り替えることが出来れば大きな成果を手に入れることができます。
会社・職場が生き残ると言うよりも、新しく生まれ変わると言っても良いでしょう。
会議や交渉は、あまりにも身近なテーマです。
身近すぎて、意識して考える機会がないのが当たり前です。
しかし、身体に血液が流れなければ死を迎えるようにコミュニケーション不全の会社・職場は生き残ることができません。
成功に必要なものは、多額の投資ではありません。
「改善意欲」です。
**ホームページから無料の個別相談を受け付けています。
https://innovation-labo.com/
**コミュニケーションには、外的コミュニケーションと内的コミュニケーションが存在します。
外的コミュニケーションは、対人関係に関係し
内的コミュニケーションは、考え方に関係します。
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内海 正樹
(うつみ まさき)
プロジェクトコンサルタント(コーポレート・コーチ)
工学博士
（株）イノベーション・ラボラトリ
～ひと桁上への成長のために～
https://innovation-labo.com/
〒170-6045 東京都豊島区東池袋3−1−1 サンシャイン60 45階
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