こんにちは。
プロジェクトコンサルタント 工学博士の内海正樹です。
リーダーシップコミュニケーションや協調的交渉術のトレーニング、パーソナル・コンサルティング(コーチング)、プロジェクトマネジメントなどを通じて人と会社の「ひと桁上の目標達成」をお手伝いしています。
ここでは、会社と個人の業績をアップさせるための「テレワーク導入と科学的コミュニケーションアプローチ」について解説します。
新コロナウイルスの影響で「やむを得ずテレワークをはじめた人や会社」は多いと思います。
テレワークは新しい働き方のトレンドになるでしょう。
本来、テレワーク(リモートワーク)は生産性を上げるための働き方です。
上手にテレワークを導入すれば、多くの社員と会社にとってWin-Winとなります。
(もちろん、仕事内容によって、向き不向きはあります)
「テレワークの導入」＝「IT環境と業務プロセスの整備」
のNext Stepは何でしょうか？
ひとつは、職場でのコミュニケーションレベルを向上させることです。
それによって、生産性が大きく上がります。
それでは、コミュニケーションの問題とは何でしょうか？
●テレワークでコミュニケーションストレスが溜まる
テレワーク(リモートワーク)によって、「生産性向上」「オフィス費用などの固定費削減」「通勤ラッシュ疲れからの解放」を実感した人と会社は多いでしょう。
一方で、新しい働き方であるテレワークをはじめたことで、今まで以上に不満を抱える人も出てきました。
特に、人間関係やコミュニケーションのストレスが溜まることが多いようです。
たとえば、
・ルールを変えることが大嫌いで、たとえば
今まで通り承認ルーチンは紙の稟議書を回したいと主張する人や
・仕事を頼んだ時はできますと返事するけれど、
仕事を任せると失敗を繰り返す人、
・(オンライン)会議で結論の先送りが大好きな人
などが周りにいると、リモート環境での仕事ははかどりません。
変化を嫌い、リスク回避を優先し、積極的に問題解決を目指さない人たちの存在は大きな課題です。
テレワークが慣れていない段階では、調整作業は容易ではありません。
コミュニケーションのストレスから、テレワークが嫌になる人は珍しくないのです。
●コミュニケーションへの科学的アプローチ
では、どうすればコミュニケーションのストレスを減らすことができるでしょうか?
～会社の仕事は効率的に回るようになるでしょうか?～
これは、テレワークに限らず多くの職場で問題になっている課題です。
～もし、職場の中に健全な「調停機能」が存在すれば解決に期待が持てます。
しかし、公式・非公式を含めてそのようなケースは少ないと思います。
当事者同士のコミュニケーション(交渉、対話)で、問題を解決しなければなりません。～
このような問題を解決するにはいくつかのテクニックが必要です。
今回は、「科学的アプローチの基本」を紹介します。
「科学」は個人的なセンスを必要としません。
誰でも活用することができるのです。
今回は、2つの方法をご紹介します。
(１)問題を分解する
(２)時間経過をシミュレートする
です。
(１)問題を分解する
たとえば、
テレワークを導入したいのに、稟議書に印鑑を押した帳票を回す
現在のルールを変更する話し合い
について 考えてみます。
IT化(電子化)することで、 仕事が効率的に進むことは明らかです。
IT化に反対する人がいたとすると、その人が「何を問題視しているのか?」を知るために問題を細かく分解するのです。
それは、
・法律の問題で反対
・セキュリティの問題で反対
・IT予算の問題で反対
・ルールを変える作業が面倒で反対
と言うように問題を分割してみましょう。
それぞれのテーマについて話し合うことで、ポイントを絞ることができます。
話し合い(交渉)が混乱することを避けることができます。
たとえば、
期初に作ったIT予算で対応ができないのであれば、
BCP(事業継続計画)の観点で臨時の予算案を組むことができないか?
その決裁権は誰にあるのか?
などを話し合うことができるかもしれません。
対立点や問題点を十分に小さくすること、それはまさに「科学的アプローチその1」です。
(２)時間経過をシミュレートする
たとえば、市場調査の仕事を若手メンバーに頼みたい例を考えてみます。
もし、若手メンバーの今までの成果に不安があった時にはどうすれば良いでしょうか？
「今回は、しっかりと頼みます」と声をかけるだけでは問題が解決しません。
そんな時は、市場調査を行う各フェーズ(段階)について一緒に確認をすれば良いのです。
たとえば、
・データを集めるフェーズ
・集めたデータを分析するフェーズ
・分析したデータをレポートに仕上げるフェーズ
のように時間経過に沿って考えてみるのです。
各フェーズごとのアクションを共有することで意思の疎通ができているかどうか、注意するべきポイント、サポートが必要なポイントを確認することができます。
今は「以心伝心」を職場の中で期待することができません。
このように、時間経過に沿ってステップバイステップでチェツクすることは基本的な「科学的アプローチ」です。
●関係性に「恐怖」はないのか?
ところで、「科学的アプローチ」をする場合に忘れてはならないことがあります。
それは、コミュニケーションをするふたりの関係性です。
「相互関係」を理解することは、科学的アプローチのベースです。
(「話をする人と、聞く人」、「観察する人と、される人」。
関係性によって動きは変わってきます。)
これからのビジネスコミュニケーションでは、相手の「自発性」を呼び起こすことが非常に大事です。
長い間、多くの職場では
仕事は、「指示(命令)」と「服従」
と言う 関係が当たり前でした。
しかし、 今はこのような関係性では仕事が回らなくなったのです。
たとえば、優秀な若手社員は仕事に「自己成長の機会」を求めています。
成長を感じることができなければ、職場を去って行くでしょう。
また、今や上司よりも部下の方が知識や経験が豊富な場合も珍しくありません。
テレワークにより、この傾向は加速化します。
だからこそ、「自発性」を呼び起こすコミュニケーションスタイルは重要なのです。
～このタイプのコミュニケーションは、「コーチング型コミュニケーション」と呼ばれることがあります。
また、私が提供している「協調的交渉術」も関係するコミュニケーション術です。～
特に多くの場合、「強い抵抗」の背景には
(何かに対する)恐怖心があります。
＝ もちろん、それは無意識レベルのものかもしれません。＝
人は恐怖を感じれば、「戦う」か「逃げる」を選択します。
「戦う」「逃げる」状態に入れば、合理的な話し合い(コミュニケーション)は成立しません。
時代に合わせたコミュニケーションスタイルを身につけることは、将来的に大きな成果を作り出すでしょう。
できるならば、
「(無意識レベルで)恐怖を感じている人」は、生産性をアップさせるために専門的なトレーニングを受けたコーチなどにサポートしてもらうと良いでしょう。
〜誰かが矯正するのではなく、自律的に問題を克服するべきテーマです。〜
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コミュニケーションの形を変えることで、(会社内外の)人間関係を作り替えることが出来れば大きな成果を手に入れることができます。
会社・職場が生き残ると言うよりも、新しく生まれ変わると言っても良いでしょう。
コミュニケーションや交渉は、あまりにも身近なテーマです。
身近すぎて、意識して考える機会がないのが当たり前です。
しかし、身体に血液が流れなければ死を迎えるようにコミュニケーション不全の会社・職場は生き残ることができません。
成功に必要なものは、多額の投資ではありません。
「情熱」です。
**ホームページから無料の個別相談を受け付けています。
https://innovation-labo.com/
**コミュニケーションには、外的コミュニケーションと内的コミュニケーションが存在します。
外的コミュニケーションは、対人関係に関係し
内的コミュニケーションは、考え方に関係します。
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内海 正樹
(うつみ まさき)
プロジェクトコンサルタント(コーポレート・コーチ)
工学博士
（株）イノベーション・ラボラトリ
～ひと桁上への成長のために～
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