こんにちは。
ハイパフォーマンスコンサルタント 工学博士の内海正樹です。
リーダーシップコミュニケーションとパーソナル・コンサルティング(コーチング)、プロジェクトマネジメントなどを通じて人と会社の「ひと桁上の目標達成」をお手伝いしています。
ここでは、会社と個人の業績をアップさせるための「テレワーク導入と目標達成できる職場作り」について解説します。
新コロナウイルスの影響で「やむを得ずテレワーク(リモートワーク)をはじめた人や会社」は多いと思います。
テレワーク(リモートワーク)は新しい働き方のトレンドです。
本来、テレワークは生産性を上げるための働き方です。
テレワークは、多くの社員にとっても、会社にとってもWin-Winとなるべきものです。
(もちろん、仕事内容によって、向き不向きはあります)
しかし、テレワークには強い抵抗感を持っている人も多いのです。
「テレワークの導入」＝「IT環境の整備」
のNext Stepは何でしょうか？
ひとつは、テレワークに対する不安や抵抗感を拭い去ることです。
そのためのマネジメントプロセス(ルール)を作る必要があります。
多くの人たちの生産性が大きく上がるのです。
それでは、テレワークに対する大きな不安や抵抗感とは何でしょうか？
●テレワークはなぜ上司から嫌われるのか？
テレワーク(リモートワーク)は、新しい働き方です。
今までの仕事の単純な延長ではありません。
だからこそ、テレワークには大きなチャンスがあるのです。
その効果は、
「生産性向上」「固定費削減」「通勤ラッシュからの解放」
などに留まりません。
一方で、テレワークを嫌う人も珍しくありません。
たとえば、Cnet Japnには「マネージャーの5人のひとり、20%はテレワークを続けたくない。」と言う記事がでています。
https://japan.cnet.com/article/35155941/
テレワークを続けることで、「業務の進捗が遅くなる」「売上や達成率等の成果を維持しづらくなる」などが懸念されると言うのです。
繰り返しとなりますが、テレワークは新しい働き方です。
ですから、マネージャーさん(管理職さん)はマネジメントの仕方も必要に応じて変えなければなりません。
ちなみに、ワークフローツールなどのITインフラは存在しています。
また、コミュニケーションのためにはメールなオンライン会議などだけではなく、チャットなども利用できる環境が普及しています。
ですから、「業務の進捗が遅くなる」「売上や達成率等の成果を維持しづらくなる」などが懸念材料に上がるのは本質的にインフラの問題ではないことがわかります。
●テレワーク時代、職場でのマネジメント
マネージャーさん(管理職さん)が、「進捗管理」や「成果の維持・向上」に不安を感じる理由のひとつは、それまでの
マネジメントの基本が時間管理
だったからです。
確かに、時間は管理しやすい 要素です。
数値で測ることも簡単です。
だからこそ、テレワークで「従業員がサボるのではないか？」と言う不安を多くの会社が持つのです。
〜当初、テレワークに必要な監視ツールが話題になったこともありました。〜
一方で、成果を測る指標はあまり注目されてきませんでした。
期末になり、目標未達になりそうな時には残業によってリカバーすることが習慣化している職場も最近までは珍しくありませんでした。
それでは職場の生産性が上がらないのは当然です。
PDCAサイクルが回りません。
もちろん、
・業務の(最終)成果は何なのか？
・成果を出すための中間成果(物)は何なのか？
を新しく決めることは簡単ではありません。
最終的には、業務全体に対する知識や経験が必要になります。
コンビニのレジ担当のように、「標準化」や「マニュアル化」が簡単なものばかりではありません。
テレワークをする従業員の業務が知識集約型であれば、手探りになることは当たり前です。
あくまでも一般論ですが・・・
多くの会社で取り入れている目標管理制度などでも、上司が部下に目標を無理強いしたり、部下に強引な目標を設定させたりする会社が存在します。
期末の成果でさえ決めることが難しいのですから、中間成果(物) を決めるのは容易ではないでしょう。
ですから、「進捗管理」や「成果管理」は走りながらルールを作ることになるのです。
ビジネス上の期末ゴールは会社の実情からある程度決まるものです。
しかし、それだけではビジネスは成立しません。
〜 マネジメントが機能をしないからです。〜
それでは、
その新しいマネジメントプロセス(ルール)は誰が作るのでしょうか？
これはテレワークに限らないことですが、新しいプロセスは
マネージャーと担当者が協力し、お互いに知恵を出し合って作るのです。
「協力関係」「信頼関係」があれば、新しいマネジメントのためのルールを作ることができます。
ポイントは、合理性よりも納得性や妥当性です。
信頼関係がビジネスプロセス作りには必要です。
さて、実際にプロセスを作る場合には
マネージャーと担当者、そしてオブザーバーとしてスタッフ部門メンバーやコンサルタントでワーキンググループを作ることになるでしょう。
そして、プロセスの完成度をアップさせるためには、作り上げたプロトタイププロセスをパイロッティングします。
そこからのフィードバックをもとにして、新しいビジネスプロセスを公開すれば良いのです。
●それでも形骸化は進む
さて、このようにして新しいマネジメントプロセスを作り上げることができました。
このプロセスを用いれば新しい環境（働き方）がテレワークであろうと、なかろうと上手にマネジメントしていくことができるはずです。
このやり方で多くの会社、職場は改善に成功しています。
売上が向上したり、期末目標を達成しています。
継続的に業績が上がるのならば大成功です。
ただ、ひとつだけ注意が必要です。
それは、「マインドセット（考え方）」の問題です。
それは、『形骸化』です。
多くの人が参加し、全員が納得して作り上げた新しいプロセス（ルール）であり、これによって職場も個人も仕事の生産性が上がるはずのプロセス（ルール）であるにも関わらず、『形骸化』がすぐにはじまることは珍しくありません。
『形骸化』を防ぐために多くの会社では監査に仕組みも導入しています。
しかし、監査では形骸化を防ぐことはできません。
監査そのものは業績に貢献しません。
監査で業務をがんじがらめに縛るのは本末転倒です。
形骸化を「やる気」の問題とするのは誤った選択です。
やる気がある職場でも、形骸化は起こります。
そのような職場の人たちは、インタビューなどで
「面倒くさくなった」と 語ります。
これは、「人間の心理(マインドセット)」の問題です。
人間は機械のようには動くことが出来ないのです。
歯車にはなりえません。
このようなマインドセットの問題は、最近「心のブレーキ」「コンフォートゾーン」などの呼び方で話題になりました。
これは、職場の働き方改革や改善活動だけの問題ではありません。
個人も 会社も成長が止まる大きな理由はマインドセットの問題です。
できることであれば、経営者やビジネスリーダー、職場の改善に責任を持つみなさんは「人と組織の心理学」について適切な時間を割いて学ぶべきです。
それは、必ず大きなリターンとして戻ってくるでしょう。
そのような意味で、専門的な知識を持っているビジネス分野のプロフェッショナルコーチやコンサルタントの支援を定期的に受けることは非常に有益でしょう。
経営者やリーダーにとっても、個人にとっても。
経験や知識が少ないと、職場教育をすることも簡単ではないからです。
私たちも、マインドセットやコミュニケーションの改善をお手伝いするようになり、劇的な改善を経験するようになりました。
「マインドセット」と言うソフトウェアに投資ができるかどうかは、成長ができるかどうかな決定的な要因です。
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コミュニケーションの形を変えることで、(会社内外の)人間関係を作り替えることが出来れば大きな成果を手に入れることができます。
会社・職場が生き残ると言うよりも、新しく生まれ変わると言っても良いでしょう。
コミュニケーションや交渉は、あまりにも身近なテーマです。
身近すぎて、意識して考える機会がないのが当たり前です。
しかし、身体に血液が流れなければ死を迎えるようにコミュニケーション不全の会社・職場は生き残ることができません。
成功に必要なものは、多額の投資ではありません。
「情熱」です。
**ホームページから無料の個別相談を受け付けています。
https://innovation-labo.com/
**コミュニケーションには、外的コミュニケーションと内的コミュニケーションが存在します。
外的コミュニケーションは、対人関係に関係し
内的コミュニケーションは、考え方に関係します。
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内海 正樹
(うつみ まさき)
プロジェクトコンサルタント(コーポレート・コーチ)
工学博士
（株）イノベーション・ラボラトリ （東京経営者協会）
～ひと桁上への成長のために～
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